Instrucciones de uso
Para poder utilizar la presente extensión primero es necesario instalarla desde el conjunto de complementos de Google WorkSpace.
Preparación del documento
Una vez instalado, se debe tener en el documento de Google SpreadSheets un conjunto de hojas, cada uno con el nombre del aula y en cada una la lista de actividades tal como se muestra a continuación:
Se puede identificar que los tres campos a considerar en este caso son Fecha, Nombre y Tipo.
Luego, se debe crear una hoja que contenga la lista de aulas y la edad correspondiente (se ha indicado como edad, puesto que está pensado para una institución educativa inicial, no obstante, puede reemplazarse por el grado).
Creación de hoja de resumen
La tabla con la información de las aulas tiene la estructura mostrada a continuación:
En la extensión, se debe seleccionar lo siguiente:
- Aulas: La hoja con la información de la lista de aulas y sus edades. Por defecto toma la primera hoja en el documento.
- Columna Edad: La columna con la información de la edad en la hoja seleccionada. Por defecto, toma la segunda columna.
- Columna Aula: La columna con la información del nombre del aula en la hoja seleccionada. Por defecto, toma la primera columna.
La lista de nombres que aparece en las columnas, corresponde a los valores de la primera fila de la hoja seleccionada.
Finalmente, se hace clic en Generar Hoja Resumen, para generar una hoja después de la hoja de actividades donde se consolide la información procedente de las otras hojas, tomando en consideración la información de la edad de cada aula.
Creación de documento de Google Docs
Se puede notar que una vez generada la hoja de Resumen, se habilitan los campos para generación del documento de Google Docs y el botón Generar.
La hoja resumen tiene la estructura mostrada a continuación:
Luego, en la extensión es posible seleccionar lo siguiente:
-
Edad: La columna de la edad, que es el primer criterio de agrupamiento para la generación del documento.
-
Fecha: La columna de la fecha, que es el segundo criterio de agrupamiento.
-
Nombre: La columna con el nombre que constituye cada ítem en la lista generada en el documento de Google Docs.
-
Tipo: La columna del tipo de actividad. En este caso, se consideran todos los tipos para la generación del documento (En una próxima versión, se considera incorporar este campo en la lista de ítems generados).
Finalmente, se puede hacer clic en el botón Generar con lo que se genera el documento de Google Docs en la misma ubicación donde se encuentra el documento de Google SpreadSheets y con el mismo nombre.
En la siguiente figura se aprecia una muestra del documento generado:
Consideraciones importantes
La extensión se encuentra en fase de pruebas y está diseñada para un caso específico de uso tal como se comenta en la motivación.
Los permisos requeridos para la aplicación son los estrictamente necesarios para su funcionamiento, y solamente afectan a los archivos en los cuales se está aplicando el complemento. Tampoco se recolecta, en ningún escenario, la información personal de los usuarios, tal como se indica en la página de privacidad.
Siéntese libre de adaptarlo a su necesidad tomando como referencia el Código fuente publicado en GitHub.
Si tiene alguna recomendación, sugerencia o cualquier consulta acerca del uso de la extensión, así como si le aparece un error al momento de utilizarla, no dude en reportarlo al siguiente correo: lv@luighiviton.com.